いつも当院をご利用いただきありがとうございます。クリニックの予約システムは、多くの患者さんがスムーズに受診できるようにするために重要な役割を果たしています。その中で問題になるのは「キャンセル」についてです。
ご予定が変わったり、急に都合がつかなくなることは誰しもあることかと思います。ただ「当日キャンセル」と「無断キャンセル」について、少し考えをお話できればと思います。
目次
前もってキャンセルを伝えていただけることの大切さ
前提としてキャンセル自体は悪だと思っていません。やむを得ない部分もあります（自分ももちろん他の業種の方に対してキャンセルしてしまうことはあります）。余裕をもって予約のキャンセルをお伝えいただけることは、非常にありがたいことです。
早めに他の患者さんにその枠をお譲りすることで、より多くの方が適切に診療を受けることができます。忙しい日々の中で「行けない」と思ったときに、電話やインターネットからキャンセルをしていただくと当院としては大変助かりますし、感謝しています。
当日キャンセルについて
当日キャンセルが発生する理由はさまざまです。急な体調不良や、ご家族の事情など、仕方のないこともあるでしょう。その点については、私たちも十分理解しています。ただし、当日キャンセルが繰り返される場合には、予約枠が無駄になり、他の患者さんが受診できない状況を招くため、少し考え直していただきたいと思います。
「とりあえず予約を入れておこう」という軽い気持ちでの予約が背景にある場合もあるかもしれません。しかし、それが常態化してしまうと、予約システム全体の効率が落ちてしまうのです。
また、たとえ当日であっても、連絡をしていただけると非常に助かります。キャンセルそのものを減らしていくことも大切ですが、それ以上に、早めのご連絡をいただくことで、他の患者さんへの対応を調整する時間が生まれ、クリニック全体の運営がスムーズになります。
お手数をおかけしますが、ご理解とご協力をお願いいたします。
無断キャンセルについて
最も困るのは「無断キャンセル」です。連絡がないと、診療の準備をしてお待ちしている側としては対応が難しくなります。他の患者さんを受け入れる時間も失われてしまうのです。「本当に診療を必要としている方」にその時間をお譲りすることが難しくなります。クリニックとしては非常に悲しいことであり、残念に感じています。
クリニックという特性上、患者さんにとってキャンセルの重みが伝わりにくいことも理解しています。しかし、もしこれがレストランや美容室であったらどうでしょうか。みなさんは、それらの予約を日常的に無断キャンセルされるでしょうか？レストランであれば食材が無駄になるかもしれないですし、美容室であればその分他のお客様が利用できる時間が失われます。
無断キャンセルは経営や運営に大きな影響が出ます。他の業種と同様に、一つひとつの予約がクリニック全体のスケジュールに深く関わっています。そのため、一層のご配慮をお願いできれば幸いです。
当院では無断キャンセルが2023年4月の開院からの累積4回に達した場合、2025年1月1日以降はインターネットからの予約を制限させていただく方針です（予約をご希望の場合は都度電話で予約をください。それが手間であれば申し訳ありませんが他医療機関のネット予約をご利用ください）。すでに4回に達している方も若干名いらっしゃいますが、その場合は2025年以降にもう一度されるとネット予約が取れなくなります。
この措置は、キャンセル数に対して厳しいペナルティを課すことを目的としているのではなく、予約の大切さを再認識していただくためであり、他の無断キャンセルをなさらない、切に受診を願う患者様方のためのものです。
皆さまへのお願い
当日キャンセルを防ぐために、以下の点をご協力いただけると幸いです：
- 前日の段階で「明日は難しいかも」と思ったら、早めにキャンセル手続きをお願いいたします。
- 無理に予約を入れるのではなく、「確実に行ける」予定に基づいて予約をお願いいたします。
繰り返しにはなりますが、キャンセル自体はやむを得ないことです。連絡の大切さについて今一度思いをお話させていただきました。
クリニックの運営は、患者さんと医院が協力し合って初めて成り立つものです。お互いの時間を大切にするために、ご理解とご協力をよろしくお願いいたします。
